Définissez le marché
1. Quelle est la taille de votre marché? Est-il local, national, mondial ?
2. Combien de clients pouvez-vous espérer ?
3. Sur ce marché, y a-t-il pénurie ou excès d'offre ?
4. De nouveaux acteurs peuvent-ils apparaître à brève échéance ?
5. Votre activité est-elle clientèle d'entreprises (ie. « business to business ») ou en relation directe avec le consommateur final (ie. « business to consumer ») ?
6. Votre offre est-elle en phase avec les attentes du marché ?
7. Quels sont les critères d'achat de vos clients? Sont-ils loyaux et captifs ?
8. Quels sont les bénéfices clients de votre produit ou service ?
9. Etes-vous en concurrence, frontale ou partielle, avec une offre existante ?
10. Pouvez-vous facilement vous différencier et trouver une position de « niche » ?
11. Combien d'années d'expérience du secteur faut-il pour être crédible auprès de vos clients ?
12. Qui sont vos concurrents ?
13. Votre savoir-faire vous donne- t-il un réel avantage ?
14. Où se crée la valeur ajoutée dans la filière ?
15. Quel est le poids des différents acteurs (clients, fournisseurs, sous-traitants, autorités réglementaires...) ?
16. Comment évoluent les prix ?
17. Les changements réglementaires et les normes risquent-ils de rendre plus complexes et plus coûteux le démarrage et l'exercice de votre activité ?
18. Qui sont vos fournisseurs ? Sont-ils nombreux ? Concentrés ?
19. Est-il facile d'en changer ?
20. Auront-ils un pouvoir d'influence sur la qualité et le coût de votre offre ?

Faire le point sur votre propre profil
21. Avez-vous déjà dirigé une entreprise ou un centre de profit ?
22. Etes-vous formé au management ?
23. Votre environnement familial peut-il faciliter la réalisation de votre projet? Avez-vous le soutien de votre conjoint ?
24. Combien de contacts « activables » contient votre carnet d'adresses professionnel et personnel ?
25. Connaissez-vous une personne avec qui vous pouvez faire régulièrement le point sur l'avancement de votre projet ?
26. Avez-vous rencontré une association de créateurs et d'accompagnement ?
27. Etes-vous prêt à faire des sacrifices financiers par rapport à votre rémunération actuelle ?
28. Quels sont vos besoins financiers dans les prochaines années (emprunts, scolarité d’enfants,... ) ?

Former une équipe
29. Pouvez-vous vous appuyer sur une équipe « soudée », complémentaire, expérimentée ?
30. Les compétences clés pour la réussite de votre projet y sont-elles représentées ?
31. A défaut, pouvez-vous compter sur des partenaires extérieurs ?
32. Vos objectifs sont-ils compris et partagés par tous ?
33. Avez-vous prévu et organisé la fidélisation de vos « hommes clés » ?

Votre stratégie marketing et commerciale
34. Savez-vous à quels types de clients vous allez vous adresser ?
35. Votre marché est-il segmenté ?
36. Avez-vous défini des cibles prioritaires ?
37. Ferez-vous face à un réseau de prescripteurs actifs ?
38. Quels sont les moyens commerciaux à mettre en œuvre pour atteindre votre objectif de chiffre d'affaires ?
39. Votre processus de commercialisation est-il défini ?
40. Comment allez-vous organiser votre force de vente ?
41. Avez-vous prévu un système de prévision et de contrôle régulier des résultats ?<
42. Vous faut-il une fonction marketing ?
43. Avez-vous chiffré votre budget de communication ?
44. De quels outils de communication disposez-vous ?

Protéger votre savoir-faire et votre produit
45. Votre savoir-faire technologique peut-il faire l'objet d'une protection juridique ?
46. Votre solution peut-elle s'imposer comme un standard dans le secteur ?
47. Allez-vous devoir convaincre d'autres acteurs technologiques ?
48. Votre innovation risque-t-elle d'être rapidement dépassée ?
49. Avez-vous chiffré vos besoins de recherche-développement ?
50. Votre outil de production de départ sera-t-il suffisamment « calibré » ?
51. Savez-vous arbitrer entre production interne et sous-traitance ?

Déterminez les ressources
52. Quel est votre besoin financier global ?
53. Avec quelle répartition entre capitaux propres et endettement ?
54. Votre business est-il générateur ou consommateur de cash ?
55. Quels seront vos besoins de trésorerie en première année d'activité ?
56. Quel sera le délai d'encaissement des clients? Pourrez-vous obtenir des fournisseurs des délais de paiement ?
57. Au bout de combien de mois vos flux de trésorerie seront-ils, de manière récurrente, positifs ?
58. Quel est le montant prévisionnel de votre besoin de financement cumulé avant d'atteindre le point mort en trésorerie ?
59. Quand pensez-vous atteindre le seuil de rentabilité ?
60. La rentabilité dégagée à l'horizon de trois à cinq ans est-elle suffisante ?

CLIQUEZ ICI pour accéder au : 60 questions à se poser avant de se lancer

Source : Article adapté : « Business plan : les 60 questions à se poser pour l'élaborer », publié le : 30/11/2009 mis à jour le : 25/08/2015. Publication originale : L’EXPRESS, L’ENTREPRISE : Dossier réalisé par les experts de KPMG, rédacteurs initiaux : Christophe BERNARD, Olivier POINTCHEVAL, Nicolas BEAUDOIN et Claire FLEURY

Liste établie par l’Ordre des Experts-Comptables des documents a priori nécessaires pour permettre au cabinet de conduire notre mission d’accompagnement comptable.

Documents juridiques

• Procès-verbal de l'assemblée générale d'approbation des comptes de l'exercice précédent ;
• Déclaration 2777 relative aux dividendes dans l'exercice et envoyée aux impôts ;
• Conventions : mise à disposition / refacturation de locaux, personnels, autres… ;
• Liste des litiges en cours éventuels.

Documents comptables et financiers

• Relevés bancaires et souches de chéquiers de l'exercice clos encore en votre possession ;
• Inventaire physique de la caisse à la clôture de l'exercice ;
• Etat de votre portefeuille de placements à la clôture (état adressé par la banque) ;
• Tableau d’amortissement des emprunts souscrits en cours d’exercice ;
• Factures d’investissements encore en votre possession ;
• Factures d’achats et frais généraux de l'exercice encore en votre possession ;
• Liste des factures restant à recevoir à la date de clôture de la part de vos fournisseurs pour des travaux ou achats effectués avant la date de clôture ;
• Liste des factures reçues de vos fournisseurs avant la date de clôture pour des achats ou prestations non réalisées à cette date ;
• Liste et justificatifs des notes de frais à payer (dirigeants et salariés) concernant l'exercice mais établies ou réglées sur l'exercice suivant ;
• Justificatifs du nombre de kilomètres effectués au cours de l'exercice à titre professionnel avec votre véhicule personnel accompagné de la copie de la carte grise du véhicule ;
• Inventaire physique du stock valorisé à la clôture de l'exercice (document récapitulatif signé du dirigeant) ;
• Détail des travaux en cours à la clôture valorisés à leur coût de revient (matières + coût de la main-d’œuvre) ;
• Liste des factures/avoirs restant à établir à la date de clôture à vos clients pour des livraisons ou prestations réalisées avant la date de clôture ;
• Liste des factures établies à vos clients avant la date de clôture pour des livraisons ou prestations non réalisées à cette date ;
• Détail de vos factures clients dont l'encaissement est incertain ;
• Tableau de suivi de votre chiffre d’affaires ;
• Cessions et mises au rebut d’immobilisations au cours de l’année.

Documents fiscaux

• 1^ère page de la liasse fiscale reçue en papier ;
• Déclarations de TVA établies par vos soins au cours de l'exercice ;
• Déclaration d'IS du dernier exercice clos établie par vos soins ;
• Déclarations CVAE et CFE (acomptes et soldes) établies et déclarés par vos soins ;
• Déclaration 2777 relative aux dividendes dans l'exercice et envoyée aux impôts ;
• IFU relatif aux opérations de l'année (état reçu de la banque) ;
• Fichier des écritures comptables après saisie et validation des écritures du Cabinet.

Documents sociaux du gérant

• Bordereaux d’appel de cotisation (RSI, URSSAF, CIPAV, AVA, ORGANIC…) ;
• Notifications annuelles URSSAF ;
• Détail de vos rémunérations versées au cours de l'exercice et à retenir pour déclarer au RSI.

CLIQUEZ ICI pour accéder au : Questionnaire de prise de connaissance de votre dossier

Un chef d’entreprise achète une prestation d’expertise-comptable avant tout, pour répondre à ses contraintes réglementaires et légales.

Concrètement, qu’achète-t-on auprès d’un expert-comptable ? De quoi se compose sa prestation ?

La mission d’accompagnement du cabinet comptable doit répondre aux contraintes réglementaires, pour ce faire le cabinet comptable :

• doit collecter de vos pièces (ex. : factures de vente, relevés bancaires, notes de frais, cotisations sociales, etc.) ;
• doit traiter ces pièces en conformité avec les règles comptables, sociales, fiscales et juridiques ;
• doit établir les documents de synthèse requis par les administrations (ex. : TVA, CFE, Bulletins de paie, DSN, Bilan, etc.) ;
• doit transmettre ces documents à ces administrations (ex. : impôt, URSSAF, Caisses sociales, Greffe du tribunal de commerce, Journal d’annonces légales, etc.) ;
• peut établir des états d’analyse et de gestion ;
• peut être amené à répondre à vos éventuelles questions ;
• peut vous accompagner en cas de contrôle(s).

Pour autant l’étendue de cette mission doit aussi intégrer les spécificités liées à l’entreprise, pour exemples :

• la taille de l’entreprise (nombre de salariés, nombre d’associés, etc.) ;
• le secteur d’activité (émission de factures ou saisie d’une caisse, taux de TVA applicable(s), etc.) ;
• les pratiques adoptées par l’entreprise (règlement par chèques ou virements, usage des notes de frais, etc.) ;
• le volume d’activité (une société qui émet 10 factures par mois nécessite moins de travaux que celle qui en émet 1.000 pour le même chiffre d’affaires).
• (…)

Autrement dit, le prix facturé par le cabinet dépend :

• des contraintes réglementaires auxquelles doit soumettre le cabinet les données comptables, sociales, fiscales et juridiques produites ;
• mais aussi d’un accompagnement adapté aux besoins spécifiques de l’entreprise.

En conclusion, pour connaître le coût d’une mission d’accompagnement comptable, social, fiscal et juridique, nous devons d'abord identifier les contraintes réglementaires et les spécificités liées à votre entreprise. Pour ce faire, nous avons établi un BREF QUESTIONNAIRE * (à accompagner des 2 derniers FEC (cf. Fichier des Ecritures Comptables) pour une société déjà existante, ou du Business Plan pour une nouvelle société). Vos réponses nous permettront alors d'établir une ébauche du contenu de notre mission d'accompagnement et donc de son coût.

* Ce questionnaire est composé de près de 20 questions principalement à choix multiples.

Mise en garde : nous vous recommandons la plus grande vigilance face aux propositions forfaitaires. Ces offres commerciales ne prennent pas souvent en compte tous les éléments nécessaires (ces derniers étant « découverts » au fur et à mesure). Mieux vaut directement les anticiper comme je vous le propose. Méfiez-vous donc des forfaits attrayants… qui finissent par s’accompagner de factures complémentaires. Un forfait économique peut s’avérer au final plus coûteux.

Liste établie par l’Ordre des Experts-Comptables des documents a priori nécessaires pour permettre au cabinet de reprendre un dossier comptable.

Documents juridiques

• K-bis récent et inscriptions légales ;
• Statuts à jour ;
• Récépissé du dépôt en préfecture des dernières modifications ;
• Copie du registre spécial prévu par les associations ;
• Organigramme de la structure récent ;
• Liste des associés / membres du conseil d'administration / directoire et leurs coordonnées ;
• Pactes d'actionnaires ;
• Registre des mouvements de titres et comptes actionnaires ;
• Procès-verbaux des conseils d'administration des trois derniers exercices ;
• Procès-verbaux des directoires des trois derniers exercices ;
• Procès-verbaux des assemblées générales des trois derniers exercices ;
• Rapport de gestion des trois derniers exercices ;
• Modalités de délégation de signature et de pouvoirs ;
• Baux ;
• Acte de propriété ou attestation notariée ;
• Contrat de crédit-bail ;
• Contrat de prêt ;
• Contrat d'assurances ;
• Principales conventions conclues ;
• Principaux contrats de location et de sous-traitance ;
• Liste des nantissements, état des inscriptions hypothécaires ;
• Liste des droits de propriété intellectuelle détenus par la société (brevets, marques, autres) ;
• Liste des droits de propriété intellectuelle concédés par la société (brevets, marques, autres) ;
• Litiges éventuels en relation avec les droits de propriété intellectuelle ;
• Etat des litiges en cours et évaluation du conseil (avocat) qui suit ces litiges ;
• Liste des principaux risques et litiges non encore déclarés.

Documents comptables et financiers

• Comptes annuels du dernier exercice ;
• Balances générale et auxiliaires du dernier exercice clos ;
• Grand-Livre général et auxiliaires du dernier exercice clos ;
• Journaux ;
• Relevés bancaires du dernier mois du dernier exercice clos ;
• Rapprochement bancaire du dernier mois du dernier exercice clos ;
• Relevés des placements financiers ;
• Liste des immobilisations à la clôture du dernier exercice clos (avec la copie des factures d’achat si possible) ;
• Inventaire des stocks de clôture de l'exercice précédent ;
• Etat des amortissements à la clôture du dernier exercice clos ;
• Rapports du Commissaire aux comptes du dernier exercice ;
• Rapports d'audits (intervenants extérieurs et audit interne) ;
• Notification des derniers contrôles URSSAF et fiscal ;
• Manuel de procédures.

Documents fiscaux

• Liasse fiscale du dernier exercice ;
• Déclarations de TVA du dernier exercice ;
• Déclaration d'IS du dernier exercice clos ;
• Déclarations CVAE et CFE (acomptes et soldes) ;
• DAS 2 (déclaration d’honoraires) du dernier exercice clos ;
• Notification des derniers contrôles fiscaux.

Documents sociaux du gérant

• Déclaration Commune des Revenus (DCR) de l'année civile N-1 (déclarée cette année) ;
• Contrats Madelin ;
• Historique des revenus sur les trois dernières années ;
• Notification des derniers contrôles URSSAF.

CLIQUEZ ICI pour accéder au : Questionnaire de prise de connaissance du votre dossier

Un certain nombre de mentions doivent obligatoirement figurer sur vos factures :

• Nom ou raison sociale de votre entreprise, adresse, numéro individuel d’identification à la TVA.
• Si vous êtes en société, vous devez également indiquer le numéro d’immatriculation au RCS (n° SIRET) suivi de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée, forme juridique de la société, montant du capital social.
• Nom et adresse du client. En cas d’échange intracommunautaire, indiquer également le numéro d’identification à la TVA de votre client.
• Mention du terme « facture » ou « avoir » en cas d’annulation d’une vente.
• Date de la facture et date de la vente ou de la prestation rendue si différente.
• Numéro chronologique et unique de la facture. Nous vous rappelons qu’il est impératif de mettre en place un système de numérotation unique, chronologique et non modifiable de vos factures. A défaut d’un système suffisamment fiable permettant de garantir l’exhaustivité du chiffre d’affaires, l’administration fiscale pourrait notamment rejeter votre comptabilité, ce qui n’est pas sans conséquence.
• Dénomination et quantité des produits et/ou services.
• Prix et TVA applicables : prix unitaire et montant total HT, mention des rabais, remises ristournes accordés, le taux de TVA, le montant de la TVA, mention de l’option exercée en matière de TVA (débits), le prix TTC.
• Date prévue du règlement, taux des pénalités et indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard.
• Conditions d’escompte en cas de paiement anticipé.

Remarques :

• Le non-respect de la réglementation peut faire l’objet de sanctions fiscales. Chaque mention obligatoire manquante ou inexacte peut faire l’objet d’une amende de 15 € par facture non conforme.
• En cas de vente sans facture ou de facturation d’opérations fictives, votre entreprise encourt une amende égale à 50 % du montant de la transaction.

Les factures doivent être imprimées en double exemplaire ; le vendeur remettant l’original de la facture à l’acheteur tout en conservant un double.

En pratique, une immobilisation est un bien acheté par l’entreprise (ou produit) destiné à servir de façon durable à l’activité de l’entreprise (au-delà de la durée de l’exercice comptable).

Une immobilisation se distingue des charges. Ces biens ne seront pas enregistrés directement en charges de l’exercice l’année de leur acquisition mais sont inscrits à l’actif de l’entreprise.

On considère que ces biens ont une durée de vie limitée et qu’ils s’usent avec le temps. Dans ce cas, on constate chaque année un amortissement correspondant à la perte de valeur de l’année. Cet amortissement est enregistré en charges de l’exercice.

Exemples d’immobilisations : ordinateurs, photocopieurs, machines/outils, mobilier, etc.

A noter toutefois que l’administration fiscale autorise à comptabiliser directement en charges de l’exercice des biens répondant pourtant à la définition d’une immobilisation mais dont la valeur est considérée comme faible (inférieure à 500 € HT). Ces biens ne sont donc pas inscrits à l’actif du bilan ni amortis.

C’est ainsi par exemple que certains micro-ordinateurs peuvent être enregistrés directement en charges de l’exercice.

Les repas d'affaires (cf. Notes de restaurant)
Les frais de restaurant (repas d’affaires) peuvent être remboursés au salarié sans être considérés comme un avantage en nature (c'est-à-dire un complément de rémunération) sous certaines conditions. Pour exclure ces frais de l’assiette des cotisations sociales, ils doivent avoir un caractère exceptionnel. Est considéré comme non abusif le fait de rembourser un repas par semaine ou 5 repas par mois, dès lors que peuvent être justifiés la réalité de repas pris, la qualité des personnes ayant participé et du montant de la dépense. Au-delà, les repas sont considérés comme avantage en nature et sont soumis à cotisations sociales.

Les repas pris en déplacement
Lorsque le salarié est en déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence ou lieu habituel de travail, vous pouvez :

Soit lui verser une indemnité forfaitaire destinée à compenser les dépenses de repas,

Soit lui rembourser les dépenses de repas au réel sur justificatif.

Ces montants sont exonérés de charges sociales s’ils ne dépassent pas un montant fixé chaque année (cf. 18,30€).

Les règles différent selon que l’activité est exercée à titre individuel (BIC/BNC) ou en société.

En outre, il convient de distinguer :

Les repas d’affaires ;

Les frais de repas pris sur le lieu du travail.

Attention : Seules les règles générales sont rappelées ici. Il existe des règles particulières de défraiement des dirigeants selon les dépenses supportées dans l’exercice de leur fonction. N’hésitez pas à revenir vers nous pour une réponse au cas par cas.

Pour les exploitants individuels (BIC ou BNC)

• Les repas d’affaires font partie des charges déductibles du résultat lorsqu’ils sont justifiés et sont dans un rapport normal avec l’activité. Ces dépenses peuvent donc être prises en charges par l’entreprise (et remboursées au chef d’entreprise s’il a avancé le paiement de la note de restaurant).
• Il est également possible de déduire du résultat les frais de repas pris sur le lieu du travail mais dans certaines limites. Ces dépenses sont déductibles lorsque la distance entre ce lieu et le domicile est trop importante. N’est, en pratique, admise en déduction, que la fraction du prix du repas comprise entre le montant forfaitaire représentatif du repas pris à domicile (cf. 4,65€) et le seuil au-delà duquel la dépense est considérée comme exagérée (cf. 18,10€). Autrement dit, n’est déductible qu’un montant de 13,45 €. Il est donc possible de prévoir le remboursement du chef d’entreprise sur cette base pour tous les repas passés dans l’entreprise.

N’oubliez pas de mentionner sur la facture la liste de vos invités.

Pour les dirigeants de sociétés (ex. Président de SA, Gérant de SARL)

• Les repas d’affaires suivent les mêmes règles que pour les exploitants individuels (voir ci-dessus).
• En ce qui concerne les repas quotidiens pris sur le lieu du travail, les dirigeants ne pouvant bénéficier des titres-restaurants comme les salariés, ils pourraient être tentés de se faire rembourser les prix des repas déboursés. Cette règle n’est pas prévue dans les sociétés.

Les remboursements de frais demandés aux clients sont considérés comme un complément du prix de base. De ce fait, ils sont à comprendre dans la base d’imposition à la TVA (article 267-I-2° du code général des impôts), au même taux que le prix de base de l’opération à laquelle ils se rattachent.

Sont par exemple considérés comme des remboursements de frais les frais de déplacements (billets de train ou d’avion, les nuits d’hôtels, les notes de restaurant, etc.) engagés au cours d’une mission ou d’un travail effectué pour le client concerné.

Pour ces frais, vous devez alors les intégrer sur votre facture dans la base HT, imposable à la TVA.

Les cadeaux aux clients sont autorisés et sont déductibles du résultat fiscal de votre entreprise, servant de base à l’impôt qui est à payer annuellement, sauf abus.

Cependant, la TVA n’est déductible que pour les cadeaux de faible valeur offerts par an et par client (cf. 65 € TTC).

Les cadeaux offerts aux salariés par l’employeur sont autorisés mais obéissent à certaines règles en matière sociale et fiscale.

S’ils sont remis à l’occasion d’un évènement particulier et dans la limite de 5% du plafond mensuel de la sécurité sociale par évènement (soit 159 €), la valeur du cadeau, déductible du résultat de votre entreprise, est exonérée de cotisations sociales (salariales et patronales) et d’impôt sur le revenu pour le salarié.

La liste des évènements particuliers est limitativement définie :

la naissance ;

le mariage ;

la retraite ;

la fête des mères et des pères ;

la Sainte Catherine et la Saint Nicolas ;

Noël du salarié et Noël des enfants (enfants jusqu'à 16 ans révolus dans l'année civile) ;

la rentrée scolaire pour les salariés ayant des enfants jusqu'à 19 ans révolus dans l'année civile.

Le seuil de 5% a été aménagé pour les évènements suivants :

Noël : il est de 5% par enfant et de 5% pour le salarié ;

Rentrée scolaire : il est de 5% par enfant.

Si ces règles (plafond et évènement) ne sont pas respectées, les valeurs données en cadeau seront alors considérées comme un avantage en nature et seront soumises à cotisations sociales et impôt sur le revenu.

La nomination d’un commissaire aux comptes dépend du statut juridique de l’entreprise et du dépassement éventuel de certains seuils.

Société anonyme (SA) et Société en commandite par actions (SCA) :
La nomination d’un Commissaire aux comptes est obligatoire dès la création de la société.

Les sociétés commerciales :
La nomination d’un Commissaire aux comptes est obligatoire si 2 des 3 seuils (ci-dessous) sont dépassés. Les petites entreprises ne sont pas donc pas tenues par cette obligation.

• total du bilan : 4 000 000 € ;
• chiffre d'affaires hors taxes : 8 000 000 € ;
• nombre de salariés : 50.

Associations :
Parmi les principales catégories d’associations qui doivent nommer un commissaire aux comptes, on citera :

• Les associations d’une certaine taille ayant une activité économique et dépassant, à la fin de l'année civile deux des trois seuils suivants : plus de 50 salariés, 3,1 millions € de chiffres d'affaires ou 1,55 million € de total bilan ;
• Les associations émettant des obligations ;
• Les associations habilitées à consentir des prêts ;
• Les associations percevant une ou plusieurs subventions de plus de 153 000 € au cours d'une même année ;
• Les associations recevant des dons de plus de 153 000 € au cours d'une même année ;
• Les associations reconnues d’utilité publique collectant des fonds pour le compte d’autres associations (associations-relais).

Malgré les mesures de simplification introduite en 2014, les sociétés par actions (SA, SCA, SAS) et les SARL / EURL restent tenues de déposer leurs comptes annuels au greffe du tribunal de commerce quel que soit leur taille.

Mais les micro-entreprises sont dispensées d’établir une annexe et peuvent demander de garder la confidentialité du bilan et du compte de résultat déposés.Les micro-entreprises sont celles qui ne dépassent pas 2 des trois seuils :

total bilan de 350 000 € ;

chiffre d’affaires de 700 000 € ; et,

nombre moyen de salariés de 10.

Quant aux petites entreprises, elles peuvent opter pour garder la confidentialité du compte de résultat. Les petites entreprises sont celles qui ne dépassent pas 2 des trois seuils :

total bilan de 4 000 000 € ;

chiffre d’affaires de 8 000 000 € ; et,

nombre moyen de salariés de 50.

Les sociétés répondant à la définition des micro-entreprises (à l'exception des sociétés mentionnées à l'article L. 123-16-2 du code de commerce et de celles dont l'activité consiste à gérer des titres de participations et de valeurs mobilières) peuvent déclarer que les comptes annuels qu'elles déposent ne seront pas rendus publics.

De même, les petites entreprises peuvent demander, lors du dépôt des comptes annuels réalisé à compter du 6 août 2016, que le compte de résultat ne soit pas rendu public.

Ainsi, l'entreprise concernée qui souhaite bénéficier de l’une de ces deux options doit, lors du dépôt des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce, y joindre une déclaration de confidentialité.

Le greffier informe alors les tiers de cette déclaration de confidentialité par une précision dans l'avis inséré au Bodacc et délivre à la société dépositaire un certificat attestant que les comptes annuels ont été déposés mais qu'ils ne sont pas communicables aux tiers.

Les registres obligatoires sont :

Le registre du personnel ;

Le livre de paie.

Plusieurs registres relatifs aux conditions de travail doivent être tenus par l'employeur :

• Les registres liés aux conditions de travail : registre spécial des dangers graves et imminents, registre des accidents bénins, document unique d'évaluation des risques professionnels ;
• Registre de délégués du personnel.

La convention collective applicable est fonction de l’activité principale de l’entreprise ; le code NAF est une simple présomption pour choisir la convention applicable.

S’il s’agit d’une entreprise à activités multiples, les critères de choix sont les suivants, pour déterminer l’activité principale de l’entreprise :

• Entreprise commerciale : référence au chiffre d’affaires le plus élevé ;
• Entreprise industrielle : référence à celle qui occupe le plus grand nombre de salariés ;
• Entreprise industrielle et commerciale : référence aux critères appliqués aux entreprises industrielles si le chiffre d'affaires de l’activité industrielle est égal ou supérieur à 25 % du chiffre d'affaires total (Rép. Min. Liot du 5 mai 1971).

L’employeur a l’obligation de faire une déclaration avant toute embauche (sauf cas spécifiques : TESE, CESU) auprès de l’URSSAF (ou MSA) dont dépend l’établissement. La DPAE est obligatoirement dématérialisée dans les entreprises dont le nombre de déclarations accomplies au cours de l’année civile précédente atteint 50 déclarations.

La déclaration doit être faite avant l’embauche et au plus tôt dans les 8 jours précédant la date prévisible de l'embauche.

L’employeur doit procéder aux affichages suivants :

• Inspection du travail : adresse, nom et téléphone ;
• Médecine du travail : adresse et numéro de téléphone du médecin du travail et des services de secours d'urgence ;
• Consignes de sécurité et d'incendie et noms des responsables du matériel de secours et des personnes chargées d'organiser l'évacuation en cas d'incendie.
• Convention ou accord collectif du travail : référence de la convention collective et des accords applicables ;
• Égalité professionnelle et salariale entre hommes et femmes : texte des articles L3221-1 à L3221-7 du code du travail ;
• Horaires collectifs de travail : horaire de travail (début et fin) et durée du repos ; si le repos n’est pas donné le dimanche, jours et heures de repos collectifs.
• Congés payés : période de prise des congés ;
• Harcèlement moral : texte de l'article 222-33-2 du code pénal ;
• Harcèlement sexuel : texte de l'article 222-33 du code pénal ;
• Lutte contre la discrimination à l'embauche : texte des articles 225-1 à 225-4 du code du travail;
• Interdiction de fumer ;
• Document unique d'évaluation des risques professionnels : modalités d'accès et de consultation du document ;
• Panneaux syndicaux (selon modalités fixées par accord avec l'employeur).

La loi prévoit un écrit pour la plupart des contrats de travail, sauf s'il s'agit d'un CDI à temps plein.

Un écrit doit obligatoirement être rédigé pour : un contrat à durée déterminée (CDD), le contrat à durée indéterminée (CDI) conclu à temps partiel, le contrat de travail temporaire, le contrat de travail intermittent, le contrat d'apprentissage, le contrat de professionnalisation, le contrat unique d'insertion (CUI).

Aucun écrit n'est exigé pour un CDI à temps plein, sauf si une convention collective le prévoit. En l'absence d'écrit obligatoire, l'employeur doit toutefois remettre au salarié une copie de la déclaration préalable à l'embauche (DPAE).

Au-delà du respect du SMIC, qui s’apprécie mois par mois, l’employeur doit respecter les salaires minima, qui sont fixés par les conventions collectives. Le minimum conventionnel constitue un minimum auquel peut prétendre chaque salarié. Le minimum conventionnel s’apprécie en principe mois par mois mais certaines conventions collectives prévoient un minimum annuel ou un minimum mensuel et annuel.

L'employeur est tenu de conserver un double du bulletin de salaire (sous forme papier ou électronique) pendant au moins 5 ans.

L’employeur a l’obligation de verser pour les cadres une cotisation au moins égale à 1,50% de la tranche A de l’AGIRC, en financement d’un régime de prévoyance complémentaire (hors complémentaire santé) et en priorité sur une garantie décès.

Depuis janvier 2016, l'employeur doit faire bénéficier tous ses salariés d'une couverture complémentaire santé, qui doit remplir un certain nombre de conditions (panier de soins, contrat responsable…). Les salariés peuvent être dispensés d’y adhérer à certaines conditions.

Il existe deux types de prélèvement SEPA. Le CORE qui est usuellement utilisé entre les différents agents économiques et en particulier pour les relations entre une entreprise et ses consommateurs particuliers. Ce type de prélèvement ne nécessite pas l’envoi du mandat signé à la banque mais au créditeur qui devra le produire en cas de contestation d’un prélèvement. Vous devez conserver une copie du mandat signé et envoyé.

Le prélèvement B to B, ou interprofessionnels, est destiné aux échanges entre entreprises et aux paiements des charges sociales et impôts professionnels. Il sécurise les opérations en rendant impossible la répudiation d’une opération mais nécessite une information préalable de la banque du débiteur. Pour ce type de prélèvement, le mandat doit être signé et renvoyé à sa banque pour que celle-ci autorise explicitement l’opération de paiement. Un délai est à prévoir pour la prise en charge de cette autorisation. Pour un bon suivi des autorisations, un deuxième original signé sera envoyé au créditeur et une copie conservée dans les dossiers de l’entreprise.

La question ci-dessus doit être « inversée » si vous désirez mettre en place des prélèvements pour le paiement de vos clients.

La souscription d’une assurance civile professionnelle est obligatoire pour des entreprises exerçant certaines activités notamment réglementées (les professionnels de la santé, du chiffre et du droit, du secteur du bâtiment, etc.). Pour les autres, cette assurance, même si elle n’est pas obligatoire, est fortement recommandée pour couvrir les dommages que l’entreprise pourrait causer.

L’entreprise devra par ailleurs assurer les biens utilisés pour les besoins de l’activité, notamment les locaux, les véhicules, etc.

D’autres assurances sont optionnelles mais recommandées, telles que l’assurance perte d’exploitation, l’assurance homme-clé, des mandataires sociaux, etc.

Pour plus d’informations, il est possible de se renseigner auprès du Centre de documentation et d’information de l’assurance (https://www.franceassureurs.fr/) ou des organisations professionnelles.

Pour rappel, les personnes exerçant une activité artisanale réglementée ainsi que les micro-entrepreneurs relevant du régime micro-social doivent indiquer, sur chacun de leurs devis et sur chacune de leurs factures, l'assurance professionnelle, dans le cas où elle est obligatoire pour l'exercice de leur métier, qu'ils ont souscrite au titre de leur activité, ainsi que les coordonnées de l'assureur ou du garant, et la couverture géographique de leur contrat ou de leur garantie.

Par ailleurs, toute entreprise, dont la responsabilité décennale peut être engagée, doit, depuis le 8 août 2015, joindre aux devis et factures qu’elle établit, une attestation de cette assurance conforme à un modèle fixé par arrêté.

Il existe une grande diversité de moyens de paiement accessibles aux artisans et aux TPE-PME pour réaliser et sécuriser leurs transactions. Ils peuvent être classés selon deux grandes catégories : la monnaie fiduciaire, autrement dit les espèces, et les moyens de paiement scripturaux qui permettent le transfert de fonds d’un compte à un autre.

Les paiements en espèces effectués auprès et par les entreprises peuvent se faire dans les limites suivantes :

• Le règlement d’une dette et le recouvrement d’une créance par les professionnels ne peut excéder 1 000€ depuis le 1er septembre 2015 (décret n° 2015-741 du 24 juin 2015 et article L112-6 du code monétaire et financier). Cette limite s’applique également pour les paiements par monnaie électronique.
• Le règlement d’un salaire peut être réalisé en espèces jusqu’à 1 500€ ;
• Le règlement d’une dette fiscale peut être réalisé en espèces jusqu’à 300€ au guichet des centres des finances publiques.

Les moyens de paiement scripturaux regroupent :

• Les moyens de paiement « traditionnels »: carte de paiement, virement, prélèvement, titre interbancaire de paiement, télé règlement, chèque, lettre de change et billet à ordre dématérialisé ;
• Les « nouveaux » moyens de paiement : le paiement sans contact au moyen d’une carte de paiement ou d’un téléphone dans la limite de 20 € et le portefeuille électronique permettant d’effectuer des dépôts et des retraits d’argent sur son compte électronique et l’utiliser sur internet pour réaliser des règlements sans avoir à saisir son identifiant ou son code secret. Ce moyen de paiement existe également sous forme d’application pour Smartphone : le commerçant tape le montant à encaisser dans l’application, puis scanne le code qui s’affiche sur l’écran du téléphone du client.

A compter du 1er janvier 2017, la transmission des factures par voie électronique sera obligatoire pour les factures émises par les grandes entreprises pour le paiement directement des contrats en cours d’exécution ou conclus avec l’Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics.

Sauf exceptions, la transmission de ces factures s’effectuera via le portail de facturation mis à disposition par l’Etat.

Le décret n°2016-1478 du 2 novembre 2016 précise les mentions spécifiques supplémentaires devant figurer sur les factures transmises par voie électronique.

Le déploiement de la facture électronique sera progressif et concernera également à compter du :

1er janvier 2018 les entreprises de taille intermédiaire ;

1er janvier 2019 les petites et moyennes entreprises ;

1er juillet 2024 les micro-entreprises.

Documents civils et commerciaux

Type de document		Durée de conservation		Texte de référence
Contrat conclu dans le cadre d'une relation commerciale		5 ans		art. L.110-4 du code de commerce
Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur		2 ans		art. L.218-2 du code de la consommation
Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €)		10 ans à partir de la livraison ou de la prestation		art. L.213-1 du code de la consommation
Contrat d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers		30 ans		art. 2227 du code civil
Correspondance commerciale		5 ans		art. L. 110-4 du code de commerce
Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire...)		5 ans		art. L. 110-4 du code de commerce
Document de transport de marchandises		5 ans		art. L. 110-4 du code de commerce

Pièces comptables

Type de document		Durée de conservation		Texte de référence
Livre et registre comptables (livre journal, grand livre, livre d'inventaire...)		10 ans à partir de la clôture de l'exercice		art. L.123-22 du code de commerce
Pièce justificative : bon de commande, bon de livraison ou de réception, facture client et fournisseur...		10 ans à partir de la clôture de l'exercice		art. L.123-22 du code de commerce

Documents fiscaux

Type d'impôt		Durée de conservation		Texte de référence
Impôt sur le revenu et sur les sociétés		3 ans à partir de l'année d'imposition (par ex., les éléments concernant les revenus de  N, déclarés en N+1, doivent être conservés jusqu'à la fin  de N+3)		art. L.169 du livre des procédures fiscales
Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l'audiovisuel public)		1 an à partir de l'année d'imposition (par ex., les éléments concernant la taxe foncière due pour N, doivent être conservés jusqu'à la fin N+1)		art. L.173 du livre des procédures fiscales
Cotisation foncière des entreprises (CFE) et cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE)		3 ans à partir de l'année d'imposition (par ex., les éléments concernant les cotisations dues pour N, doivent être conservés jusqu'à la fin N+3)		art. L.174 du livre des procédures fiscales
Taxes sur le chiffre d'affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d'assurance...)		3 ans à partir de l'année d'imposition (par ex., les éléments concernant les taxes dues pour N doivent être conservés jusqu'à la fin N+3)		art. L.176 du livre des procédures fiscales

Documents juridiques (société commerciale)

Type de document		Durée de conservation		Texte de référence
Statuts d'une société, d'un GIE ou d'une association (le cas échéant, pièce modificative de statuts)		5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS)		art. 2224 du code civil
Comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe)		10 ans à partir de la clôture de l'exercice		art. L.123-22 du code de commerce
Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée)		5 ans		art. 2224 du code civil
Registre de titres nominatifs. Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement. Registre des procès-verbaux d'assemblées et de conseils d'administration.		5 ans à partir de la fin de leur utilisation		art. 2224 du code civil
Feuille de présence et pouvoirs. Rapports du gérant ou du conseil d'administration.		3 derniers exercices		art. L.225-117 du code de commerce
Rapports des commissaires aux comptes (rapport sur les comptes annuels et rapport sur les conventions réglementées)		3 derniers exercices		art. L.225-117 du code de commerce

Gestion du personnel

Type de document		Durée de conservation		Texte de référence
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)		5 ans		art. L.3243-4 du code du travail
Registre unique du personnel		5 ans à partir du départ du salarié		art. R.1221-26 du code du travail
Document concernant les salaires, primes, indemnités et soldes de tout compte		5 ans		art. 2224 du code civil
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires		3 ans		art. L.244-3 du code de la sécurité sociale et art. L.169 du livre des procédures fiscales
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait		3 ans		art. D.3171-16 du code du travail
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation		1 an		art. D.3171-16 du code du travail
Observation ou mise en demeure de l'inspection du travail. Vérification et contrôle au titre de l'hygiène, de la sécurité et des conditions de travail (CHSCT). Déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie		5 ans		art. D.4711-3 du code du travail