Voici les bonnes pratiques que nous conseillons à tous nos clients

1. 📁 Utilisez un dossier partagé pour centraliser tous vos documents

Nous mettons à disposition de chaque client un Google Drive partagé, organisé par type de pièce (Loyers, Fournisseurs, Banque, Notes de frais…).

➕ Cela vous permet à tout moment de voir ce que vous avez déjà transmis,
de vérifier s’il y a 12 loyers ou seulement 11, et de répondre facilement à nos relances.

2. 🧾 Utilisez une application mobile gratuite pour scanner en PDF

• Format PDF = gain de temps = moins d’honoraires.
• Nos outils comptables ne lisent que le format PDF.
• Il existe des apps gratuites comme Camscanner (Android), Scanner intégré d’iPhone, etc.
• Inutile de reprendre vos factures en photo : certaines apps permettent de convertir vos anciennes photos en PDF en 2 clics.

➕ En utilisant un format universel, vous nous simplifiez le traitement… et vous réduisez votre facture comptable.

3. 🕓 Comprenez que le comptable vend du temps

Le suivi des temps est un sujet central en cabinet. Et plus un dossier est désorganisé, plus il coûte cher à traiter.

Chez nous, pour garantir de la justesse et de la transparence, nous nous basons plutôt sur le nombre de lignes comptables, un indicateur :

• Juste,
• Contrôlable (via un Grand Livre),
• Et directement lié à votre activité réelle.

Nous ne faisons pas payer les approximations…

Ni les retards de transmission ou les doublons qui engorgent nos outils.

4. 🧳 Optimisez la gestion de vos Notes de frais

Leur nombre peut vite exploser si vous êtes actif sur le terrain (clients, partenaires, prestataires…).

➡️ Nous avons donc sélectionné un outil gratuit, utilisé par de nombreux gérants, avec :

• Scan des justificatifs,
• Lecture automatique des infos (date, fournisseur, montant HT/TVA/TTC),
• Export Excel en fin de mois.

💡 Ce fichier est compatible avec notre macro Excel pour une intégration directe en comptabilité : gain de temps pour nous, donc économie pour vous.

Et oui, cette application est vraiment gratuite (modèle freemium, fonctions de base suffisantes), et vous permet de :

• Garder une copie propre pour l’URSSAF ou l’administration fiscale,
• Ne plus perdre de TVA sur une note oubliée,
• Et noter les convives à un repas — une info obligatoire en cas de contrôle.

5. 💳 Pourquoi certaines apps ne tiennent pas leurs promesses

Des outils comme QONTO promettent une gestion intégrée des frais… mais dans les faits :

• Pas de reconnaissance automatique de la TVA sur les justificatifs,
• Impossible de déclarer des frais réglés en espèces, par carte perso ou partagés,
• 👉 Et donc… des frais oubliés, non justifiés et non déduits.

Vous pensiez gagner en simplicité ?

Vous perdez en déduction… et donc en trésorerie.

Une pub trop belle pour être vraie ? Disons qu’elle oublie les cas réels du quotidien.

6. 📆 Créez une routine simple et efficace

Tous les mois :

• Préparez vos factures avant le 13,
• Classez-les dans le Drive,
• Vérifiez les récurrents (12 loyers, 12 téléphones…).

Pourquoi cette date ? Car nous avons ensuite un délai incompressible pour :

• Contrôler les pièces,
• Traiter la compta,
• Déposer la TVA (souvent vers le 20, avec un week-end entre-temps !).

Même si vous êtes au trimestre, transmettez chaque mois.

Ça vous protège des oublis, des retards… et des pénalités (10% minimum).

Et cela évite de « tirer un signal d’alarme » dans le radar de l’administration fiscale.