❌ Erreur n°2
Confondre patrimoine personnel et société : décisions coûteuses
« Je paie ce fournisseur avec ma carte perso, je rembourserai plus tard la société… »
« Je prends un abonnement au nom de la société, même si c’est pour moi, c’est plus simple… »
En apparence, ces petits arrangements facilitent le quotidien. En réalité, ils rendent votre société aveugle sur ses flux, vous font perdre des déductions… et peuvent fragiliser la crédibilité de votre comptabilité en cas de contrôle.
Pourquoi c’est un enjeu
- 🔄 Quand vous payez une dépense professionnelle en perso
- Votre société ne voit rien passer sur ses comptes → elle ne peut rien déduire.
- Sans facture transmise, nous ne pouvons pas récupérer la TVA (et on ne peut pas la deviner).
- Même si vous transmettez la facture ensuite, il faut reconstruire à la main les liens entre paiements et dépenses, ce qui alourdit les risques d’erreurs.
➕ L’avantage de la « partie double » comptable, c’est justement de pouvoir vérifier que chaque facture est bien payée, et que chaque paiement correspond à une facture (ce qu’on appelle le lettrage).
Sans ça, on travaille deux fois plus… pour un résultat incertain.
Exemple concret : une note de restaurant comporte souvent deux taux de TVA (10 % pour le repas et 20 % pour les boissons alcoolisées). Sans facture précise, on ne peut pas prendre de risque, et donc on ne récupère rien.
- 🧾 Quand la société paie des dépenses personnelles du dirigeant
- C’est un problème plus grave, car cela peut être considéré comme un abus de biens sociaux ou un avantage en nature non déclaré.
- Il faut pouvoir démontrer que chaque dépense est dans l’intérêt de la société, et conforme à l’objet social inscrit dans les statuts.
- Le dirigeant n’est pas propriétaire de la société : il en est le représentant, et il agit pour son compte.
➡️ La société est une personne morale à part entière :
Elle a un nom, une adresse (siège), une date de naissance (immatriculation), un genre (forme juridique), une durée de vie (99 ans par défaut), un anniversaire propre (date de clôture de l’exercice fiscal)… Elle ne vous appartient pas : vous la servez. Et c’est cette rigueur qui la protège.
Ce que nous recommandons
💳 1. Faites passer les dépenses professionnelles par le compte bancaire de la société
C’est la meilleure façon de :
- garantir une déduction de TVA,
- éviter les confusions,
- nous permettre de faire notre travail efficacement.
Si une facture manque, le paiement permet de la repérer et de vous alerter rapidement.
🚗 2. Concernant le véhicule, attention aux idées reçues
Acheter une voiture au nom de la société semble tentant, mais c’est souvent une fausse bonne idée :
- TVA non récupérable dans la majorité des cas (car véhicules toujours trop « polluants »),
- amortissement plafonné, donc une partie de la dépense jamais déductible.
✅ La meilleure solution : garder le véhicule à votre nom personnel
→ Nous calculons ensuite une indemnité kilométrique selon le barème officiel (en fonction des chevaux fiscaux).
➡️ Un fichier Google Calc sur votre téléphone vous permet d’indiquer vos kilomètres au jour le jour, très facilement.
Astuce : les péages et stationnements pros peuvent être réglés par la société et sont déductibles.
🏠 3. Pour les locaux : un contrat de prestations de services
Au lieu d’un simple « loyer », nous vous proposons d’établir un contrat qui inclut :
- l’usage du bureau ou coin de travail,
- la machine à café, les sanitaires, la salle de séjour (pour les RDV pros),
- l’accès à l’imprimante, internet, les services de réception du courrier, etc.
➕ Cela justifie la charge de manière globale et réaliste, tout en restant dans les règles.
📱 4. Téléphone à usage mixte : pas de panique
Pas besoin de vous suradapter : les montants sont faibles, et l’administration fiscale ne fait généralement pas de remarques sur ce type de dépense, surtout si vous utilisez le téléphone dans le cadre de votre activité.
L’astuce de l’expert
Toute dépense n’est pas déductible parce qu’elle est réglée par la société.
Elle doit être justifiée, proportionnée, et dans l’intérêt de l’entreprise.
➕ Bien distinguer le pro du perso, c’est gagner en sérénité, en crédibilité, et en efficacité fiscale.